Conseils pour maîtriser vos emails en tant qu’étudiant ou travailleur débordé -

Que vous soyez un travailleur qui reçoit des centaines de mails par jour ou un étudiant dont la boîte mail est remplie de spams ou de newsletters, ce guide est fait pour vous. Correctement réalisée, la gestion de votre boîte mail vous fait gagner un temps précieux. De ce en quoi consiste la gestion des mails aux astuces à appliquer, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin dans cette galerie. Préparez-vous à développer votre efficacité et celle de votre boîte mail !

Curieux de savoir comment mieux gérer votre boîte mail et vous faciliter la vie ? Cliquez sur la galerie suivante! 

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Que sous-entend-on par gestion de la boîte mail ? -

La gestion de ses mails est la pratique qui consiste à organiser, prioriser et se charger de ses mails de sorte à favoriser la productivité. Cela implique de savoir gérer les nouveaux mails, y répondre rapidement et organiser vos emails archivés pour les retrouver plus facilement. 

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Comment gérer ses emails ? -

La gestion des emails est d'un grand recours aussi bien dans votre vie professionnelle que personnelle. Les diapositives suivantes vont vous fournir de précieux astuces et conseils pour savoir comment vous habituer à correctement gérer vos emails. 

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Dédiez quotidiennement un instant à la gestion de vos mails -

Le travailleur moyen consulterait ses emails 74 fois par jour ! Cette inquiétude et ces interruptions constantes ont pour sûr un impact négatif. Prévoyez des moments spécifiques pour les consulter. Cette approche focalisée vous aidera à venir à bout de vos emails.

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Cliquez sur le bouton supprimé -

À un moment donné, il ne vaut pas la peine de conserver vos emails. Voyez la réalité en face : quels sont les emails qui valent la peine d'être sauvegardés ? En supprimant les anciens mails inutiles, assurez-vous de signaler tout email douteux ou étrange en tant que spam. 

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Étiquettes, dossiers, catégories et libellés -

Votre boîte mail devrait être unique et adaptée à vos besoins. Avoir une boîte de réception bien ordonnée vous aidera non seulement à mieux répondre à vos emails, mais vous aidera également à retrouver des emails en particulier en cas de besoin. 

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Passez des emails de groupe aux boîtes de réception partagées -

Les emails groupés sont souvent envoyés à tout le monde, même si les informations partagées ne sont pas utiles à tout le monde à ce moment donné. Cependant, des outils existent pour faciliter la circulation des emails groupés. Par exemple, créer des boîtes de réceptions communes aux commerciaux ou aux assistants clientèle permet aux individus concernés d'être mentionnés sans pour autant encombrer la boîte mails des autres. 

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Marquer comme "importants" les mails qui nécessitent votre attention -

Parfois, vous lirez un email sans avoir le temps de rédiger un brouillon de la parfaite réponse à envoyer. Marquez comme "important" ce genre de mail pour ne pas oublier d'y revenir et d'y répondre ultérieurement. 

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Désabonnez-vous -

Il est fréquent que nous soyons automatiquement abonnés à des newsletters lorsque nous achetons quelque chose en ligne. Ces newsletters polluent notre boîte mail, donc si vous êtes rempli de ce genre de spams, songez à utiliser un outil en ligne pour vous désabonner en masse de toutes ces informations qui ne vous intéressent pas. 

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Définissez des réponses automatiques -

Si vous devez rédiger des réponses similaires à répétition, songez à définir des réponses automatiques. Lorsque vous en aurez besoin, vous n'aurez plus qu'à y insérer votre modèle de réponse, l'adapter et à envoyer le mail. Un précieux gain de temps.

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Définissez des catégories avec des filtres pour organiser votre boîte de réception -

En définissant des catégories avec des filtres, vous gagnez du temps sur le long terme. Une fois les catégories définies, vos emails arriveront toujours dans le bon dossier. Vous pouvez ensuite définir quelle catégorie est à consulter en priorité. 

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Multiples boîtes de réception à la rescousse -

En plus de la boîte de réception principale, vous pouvez créer des mini boîtes de réception qui vous permettront de séparer les emails en fonction de leur type, des clients ou même des objets. Vous pouvez également définir un nombre maximal de mails que vous pouvez recevoir dans chacune de ces mini boîtes de réception à un moment donné, ce qui est très pratique.

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Appliquez le principe des 80-20 -

Tout comme dans d'autres aspects de votre vie, le principe de Pareto, ou le principe des 80-20, est crucial pour optimiser vos résultats. Le principe veut qu'en se concentrant sur 20 % des données, vous aurez 80 % de résultats. En d'autres termes, concentrez-vous sur les 20 % de vos mails dont vous tirerez le plus de résultats. 

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Programmez les emails -

Vous êtes dépassé par le nombre de mails que vous avez actuellement ? Heureusement, des outils existent pour vous permettre d'écrire à l'avance des mails et de programmer leur envoi.

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Consultez-les une fois -

Avoir en tête que vous ne consulterez un email qu'une unique fois vous aidera dans votre prise de décision. En suivant cette "règle", il est probable que vous amélioriez votre productivité et évitiez que vos anciens mails ne s'amoncellent. Occupez-vous en une fois pour toute, puis passez à autre chose. 

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Désactivez les notifications par emails des réseaux sociaux -

Pour vous épargner tous les "dings" de toutes les publications ou les commentaires des réseaux sociaux, désactivez les notifications par emails des réseaux sociaux. Ce simple geste vous aidera à vous débarrasser des emails inutiles. 

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Chargez-vous des emails de groupe immédiatement -

Si vous êtes dans un email groupé, tel que le rappel des dates d'anniversaires des collaborateurs, redirigez automatiquement ces mails vers un dossier de mails non urgents pour les éloigner de votre vue et de votre esprit. Consultez-les si vous avez un peu de temps devant vous en fin de semaine, mais ils n'ont littéralement rien d'urgent. 

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Prévoyez un moment pour nettoyer votre boîte de réception -

Si les conseils et les outils précédemment cités contribuent à garder votre boîte de réception bien ordonnée, il demeure essentiel de vous réserver quelques minutes quotidiennement pour nettoyer votre boîte mail. Lors des journées surchargées, votre boîte mail sera plus désordonnée que ce que vous ne le pensiez, donc nettoyer un peu chaque jour vous évitera d'avoir un mal de tête avant le week-end. 

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Investissez dans des outils -

De nombreux outils existent pour vous aider à organiser votre boîte de réception. Faites une rapide recherche en ligne pour découvrir ceux qui pourraient vous être le plus utiles.

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Utilisez vos raccourcis clavier -

Pour améliorer votre productivité, il peut être souhaitable d'exploiter les raccourcis clavier pour organiser vos emails. Les raccourcis permettent d'enchaîner les tâches, ce qui vous permet d'ouvrir une nouvelle fenêtre mail ou de mettre en favoris un email en cliquant simplement sur une touche. 

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Lisez et répondez aux mails dans un ordre différent -

Une bonne astuce est de lire les emails dans l'ordre inverse de leur arrivée, et d'y répondre dans l'ordre chronologique. 

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Utilisez plus d'une adresse mail -

Créez une adresse mail secondaire pour vos reçus de carte de crédit, vos rappels ou les newsletters, de sorte que votre adresse professionnelle ou utilisée pour les cours ne soit pas polluée. Lorsqu'une adresse mail est bien organisée, il est plus simple de repérer les mails importants et d'y répondre rapidement. 

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Désactivez les notifications -

Tout comme les notifications de réseaux sociaux, il est important de désactiver les notifications de mail. En effet, d'après une étude de l'université de Californie, après la réception d'une notification, on peut mettre jusqu'à 23 minutes pour reprendre ce que nous faisions.

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Suivez la règle des une minute -

Lorsque vous consultez vos mails, si y répondre ne vous prendra qu'une minute, faites-le. Cela prend en réalité plus de temps et d'énergie de laisser un mail sans réponse que de prendre la minute nécessaire pour y répondre.

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Conseils psychologiques pour la gestion de sa boîte mail : fixez-vous des objectifs -

Vous fixer des objectifs vous aidera à accomplir plus de choses. Fixez-vous des objectifs tels qu'avoir une boîte de réception vide à chaque journée qui s'achève ou diminuer votre temps de réponse. En suivant vos progrès vous verrez quels sont les points que vous pouvez améliorer.

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Félicitez-vous -

À mesure que vous constatez vos progrès en matière de rédaction d'email ou de gestion de votre boîte mail, il est important de vous féliciter pour ces petites victoires. Une boîte de réception organisée peut vous faire gagner un temps précieux pour vous consacrer à des tâches plus importantes et urgentes. 

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Faites des pauses -

N'oubliez pas de prendre vos pauses pour ne pas tomber en surmenage ou vous sentir dépassé par vos mails et votre boîte de réception. Faites une pause sans écran pour pratiquer la pleine conscience et rester en bonne santé. 

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Déléguez lorsque vous le pouvez -

Il est possible de déléguer certains emails à d'autres personnes, comme un assistant par exemple. Même si l'assistant fait un simple tri des mails urgents pour vous, c'est déjà du temps de gagner. 

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Quelle est la règle des 4 D en gestion de la boîte mail ? -

La règle des 4 D en matière de gestion des mails est : "Delete" (soit "supprimer" en français) : débarrassez-vous sur le champ de tout email inutile. "Delegate" ("déléguer" en français) : n'hésitez pas à transmettre vos mails à toute personne en mesure de les traiter. "Do" ("faire" en français) : répondez aux mails urgents sur le champ. "Defer" ("différer" en français) : remettez à plus tard ou à un autre jour la réponse à des mails qui vous nécessiteront plus de temps.

Sources : (Hiver) (ContentManagementCourse.com)

Découvrez aussi : : Les usages à respecter dans vos e-mails

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