Guide des usages essentiels pour rédiger vos e-mails -

Dans notre ère numérique, la rédaction d'e-mails est un des modes de communication les plus répandus et les plus pratiques. Que nous souhaitions envoyer un mail à un collègue ou à un supérieur, il y a des règles à suivre pour s'adresser au destinataire avec bienséance. À mesure que la technologie évolue, ce que l'on considère être "approprié" ou "inapproprié" dans les e-mails évolue.

Heureusement, cette galerie instructive vous apprendra tout ce qu'il faut savoir sur les usages à respecter lorsque vous rédigez votre courrier électronique afin que vous soyez sûr de ne pas faire de faux pas lorsque vous envoyez votre e-mail. Parcourez la galerie pour en savoir plus. 

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L'étiquette des e-mails -

L'étiquette des e-mails regroupe l'ensemble des règles de savoir-vivre et des autres règles tacites qui permettent de communiquer efficacement et professionnellement. 

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Pourquoi l'étiquette des e-mais est si importante ? -

Il arrive que la communication par e-mail soit la seule manière possible de mettre en avant notre aisance relationnelle. La rédaction protocolaire des e-mails est un art essentiel qu'il vous faut maîtriser au travail, cela vous permettra de faire bonne impression. 

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Utilisez votre nom complet dans votre adresse e-mail professionnelle -

Les adresses mails sont utilisées en permanence (rendez-vous médicaux, postulations pour un travail...) c'est pourquoi votre adresse mail doit être claire. Servez-vous de votre nom pour créer votre adresse e-mail, vous pouvez éventuellement ajouter une combinaison de chiffres lorsque vous créez votre adresse mail.

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Séparez votre adresse e-mail personnelle et professionnelle -

Si vous travaillez en freelance ou êtes un auto-entrepreneur, il vaut mieux que vous créiez une adresse e-mail consacrée à votre activité professionnelle. Cela vous donne une image plus professionnelle et limite vos chances de faire une embarrassante erreur de destinataire. 

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Choisissez une courte signature -

Enregistrez une signature automatique qui apparaîtra à la fin de chacun de vos e-mails. Votre nom complet, votre poste (si vous utilisez un e-mail professionnel) et vos informations de contacts doivent être mentionnés.

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Restez simple dans votre mise en page -

Oubliez les GIF, les citations et les polices d'écritures farfelues, votre style de rédaction doit rester simple. Cela paraîtra d'autant moins professionnel si vous envoyez ce genre de choses depuis votre adresse professionnelle, de plus, cela risque d'altérer la mise en page si le destinataire lit le mail depuis un téléphone portable.

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Soyez concis -

Les destinataires préfèrent recevoir des messages concis, qui vont droit au but, sans pour autant paraître désobligeant ou désinvolte. Il est également préférable de mettre vos demandes (de rendez-vous ou de documents par exemple) dans le premier paragraphe de sorte que le destinataire connaisse la teneur du message dès le début. 

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Écrivez un objet clair et précis -

La plupart des gens aperçoivent l'objet du mail et la première ligne du corps du message lorsqu'ils reçoivent un nouvel e-mail. Cela sera déterminant pour que votre destinataire décide d'ouvrir votre mail ; c'est la raison pour laquelle votre objet doit être court, mais précis. 

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N'envoyez des e-mails qu'aux personnes appropriées -

N'ajoutez à la liste des destinataires que l'e-mail des personnes concernées. Ajouter des personnes "juste au cas-où" risque d'ajouter inutilement du travail à vos collègues ou de polluer leur boîte mail avec une surabondance de mails.

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Ne présumez pas des pronoms à utiliser - Il est crucial de prendre connaissance des informations personnelles avant d'envoyer un e-mail. Assurez-vous d'avoir bien orthographié le nom du destinataire, et que vous vous adressez au destinataire de façon neutre.

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Réfléchissez bien avant de cliquer sur "répondre à tous" -

Envoyer des e-mails est une bonne façon d'envoyer des informations à un large groupe de personnes. Cependant, tout le monde n'a pas nécessairement besoin de lire votre réponse, alors réfléchissez-bien avant de cliquer sur le bouton "répondre à tous".

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Quand utiliser "Cci" -

Pour éviter de cliquer sur le bouton "répondre à tous", il convient généralement d'utiliser le champ "Cci" (copie carbone invisible). Cela permet d'envoyer un e-mail à un large groupe de personnes sans forcément attendre de réponse, tout en préservant l'anonymat des destinataires. 

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Quand utiliser "Cc" -

En utilisant "Cc" (copie carbone) quand vous voulez mettre dans la boucle qui ont besoin de voir à qui vous avez envoyé l'e-mail. C'est utile si vous organisez un événement, ou que vous voulez mettre quelqu'un, qui n'est pas le destinataire principal, au courant de votre conversation. 

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Utilisez des outils de correction grammaticale et orthographique -

Avant d'envoyer votre e-mail, relisez consciencieusement votre mail et vérifiez qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou de grammaire. Vous pouvez également télécharger un outil qui corrige les erreurs les plus fréquentes. La relecture sert également à vérifier que vous avez bien attaché au mail une pièce-jointe (si nécessaire) et que les noms des destinataires sont correctement orthographiés. 

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Écrivez des phrases complètes -

Faire des phrases complètes et utiliser une ponctuation correcte facilite grandement la lisibilité et la compréhension de votre mail. 

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Ne vous adressez pas au destinataire en écrivant "M." ou "Mme" -

Bien que l'usage des e-mails voulait que l'on s'adresse aux destinataires pareillement que dans les autres façon d'échanger professionnellement, de nos jours, les gens s'appellent de plus en plus par leur prénom dans les e-mails. 

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N'autorisez pas les accusés de réception -

Un accusé de réception est une alerte qui indique le moment où un e-mail est ouvert. Ces notifications peuvent saturer votre boîte mail, et les accusés de réception peuvent ne pas être justes, au gré des changements technologiques concernant la réception des e-mails. 

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Faites-attention lorsque vous vous utilisez la dictée vocale -

Beaucoup de gens envoient des e-mails depuis leur téléphone, ce qui accroît le risque de faire des fautes, particulièrement si vous utilisez la dictée vocale, lorsque les mots ont mal été compris par l'appareil.

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Évitez les e-mails de remerciements -

Si un e-mail ne requiert pas de réponse, il vaut mieux ne pas en envoyer. Répondre avec un simple "merci", ou "bien reçu", n'ajoute rien à la conversation et ne fait que saturer les boîtes mails.

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Faites attention aux émojis -

Dans certaines entreprises, les émojis sont considérés comme n'étant pas professionnels, cependant, dans certaines entreprises plus décontractées, leur utilisation est la bienvenue.  

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Répondez dans les 24 ou 48 heures -

Il est de bon ton de répondre à tous vos messages en un ou deux jours. Si cela ne vous est pas possible, envoyez un message (ou programmez une réponse automatique), accusant réception de l'e-mail et prévenant que vous ne pourrez pas répondre avant telle période ou telle date. 

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Enregistrez un message "Indisponible" -

Si vous quittez le bureau ou partez en vacances, enregistrer un message informant que vous être actuellement indisponible permet d'informer les gens que vous ne serez pas en mesure d'y répondre dans l'immédiat.

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N'utilisez pas la signature "Envoyé depuis mon iPhone" -

La signature "Envoyé depuis iPhone" ou "Envoyé depuis mon téléphone" est censée prévenir que d'éventuelles erreurs ont pu se glisser dans votre mail, cependant, certaines personnes perçoivent cela comme un manque de professionnalisme. Si vous devez envoyer un e-mail important, il vaut mieux l'envoyer depuis votre ordinateur. 

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Vérifiez votre boîte d'envoi -

Certains programmes informatiques permettent de créer une file d'envoi des e-mails. Dans certains cas, les messages peuvent ne pas s'envoyer, prenez donc l'habitude de vérifier votre boîte d'envoi pour vous assurer que vos e-mails ont bien été envoyés. 

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Soyez polis -

Vous devriez toujours rester courtois, soyez clair dans vos propos et restez aimable.

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Faites attention à l'humour -

L'humour peut facilement être mal interprété par écrit, il vaut mieux garder toute forme d'humour en dehors de vos échanges par mail, à moins que vous ne soyez proche avec le destinataire. 

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Présentez-vous -

Ne partez jamais du principe que le destinataire vous connaît, commencez toujours vos e-mails en vous présentant brièvement.

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Raccourcissez les liens -

Lorsque vous envoyez des liens URL dans vos e-mails, il est préférable d'utiliser un réducteur d'URL pour faciliter la lisibilité de votre mail et le rendre plus agréable à l'œil. 

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Réfléchissez avant de transférer un e-mail -

Certains e-mails ne sont pas supposés être transférés, en particulier s'ils contiennent des informations personnelles. Soyez toujours prudent avant de transférer un e-mail. Si vous devez transférer un long fil de messages, résumez le sujet de conversation pour que le destinataire sache précisément ce que vous attendez de lui. 

Sources : (Reader's Digest)

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